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2012年3月30日

株主総会の準備

3月末、決算がようやく終わってホッとされている経営者の方も多いのではないでしょうか。

で、多くの中小企業の場合(会社法施行前からの株式会社で全株式譲渡制限会社、会社法では取締役会設置会社および監査役設置会社とされています)について、株主総会(定時株主総会)の招集手続きをまとめてみました。

 

定時株主総会は、毎事業年度の終了後一定の時期に招集しなければならないとされています(会社法296条)。誰が株主かを確定するための「基準日」が、株主として行使できる権利の内容を3か月以内のもの、と決めているため(124条2項)、基準日を事業年度末日(決算日)とする多くの会社では、決算日から3か月以内に定時株主総会を開催しなければなりません。

 

招集は、会日の1週間前(郵便やメールでの議決権行使を認めた場合は2週間前)までに書面で招集通知しなければなりません(同299条)。

そして、招集通知書には、下記の事項を書いておく必要があります。

〇日時、場所 (本社でなくてもよいです)

〇議題 (記載した以外の事項について決議できませんので(同309条5項)注意!)

〇欠席でも郵便やメールでの議決権行使を認めるときはその旨 (あまりおススメできません)

〇代理人行使の場合の代理権証明方法や議決権不統一行使の通知方法に関することなど

(これも止むを得ない場合でなければあまりおススメできません)

 

さらに、招集通知書には、計算書類と事業報告書およびこれらの附属明細書(いずれも監査役監査および取締役会承認を受けたもの)を同封しなければなりません(同436、437条)。

なので、決算終了しても、決算報告書ができたら、事業報告書を作って、監査役の監査や取締役会承認を受けて、早ければ2週間前までに発送、と、3か月の期間もそれほど長くはありません。

決算終了後、ホッとしてボーっとしていると、決算報告書の出来上がりが遅くて、後から慌てることになりかねません。

いつもいつも社長さんは忙しいですね。


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